陈潭：人事档案管理改革应走向“四化”

・市场经济的发展使人们的择业模式从单一走向多元，用人单位越来越注重个人能力而不是档案，人们的档案意识在慢慢淡化。

・取消档案制度不符合档案的本质属性和现实逻辑。人事档案仍是现代社会公共管理的一种信息载体和信任物品。

・改革要突出人事档案的信息记录、信用凭证功能，走向契约化、电子化、社会化和信用化管理，更有效地为人才资源开发和人事人才工作服务。

记者：陈教授，去年您出版了国内首部关于人事档案制度研究的学术著作《单位身份的松动：中国人事档案制度研究》，对人事档案制度变迁的历程及其改革路径进行了深入探索，在学术界产生了较大的反响。根据您多年来的观察研究，您认为当前人事档案管理主要存在哪些问题？

陈潭：近年来人事档案管理出现的问题主要表现在以下几个方面：一是“死档弃档”加大管理成本。据不完全统计，全国各级人才流动中心管理保存的330万份人事档案中，就有60多万份与主人失去联系。“沉睡主人”主要包括出国求学者、隐性就业者、违约跳槽者、下海经商者、自主创业者、部分失业者等。近年来处理这些“死档弃档”，已经成了相关机构一项繁重的负担。二是“人质档案”制约人才流动。随着人才流动的加快，一些单位为留住人才或逼迫跳槽人员办清相关手续扣留人事档案。三是“档案克隆”引发人事纠纷。一些单位为引进更多高层次、高学历、高水平人才，或为了单位升格达标，纷纷出台各种优惠政策吸引人才，甚至不惜作出重建档案的承诺。欠发达地区或待遇较差的单位，为了留住人才便采取“不调出、不放档案、不迁户口”的防御性政策。人事档案成了原单位和新单位人才“拉锯战”的焦点，引发人事纠纷。四是“注水档案”透支社会信用。人事档案关系到个人职位升迁、工资水平、福利待遇等切身利益，一些人便在档案上打起了主意，涂改、伪造档案，假工龄、假年龄、假学历、假职称等材料被塞入档案，“学历越来越高，年龄越来越小，工龄越来越长，奖项越来越多”，使档案的信用功能大打折扣。

记者：在您看来，造成上述管理困局的原因是什么？

陈潭：可以从两个方面来进行分析。一方面是人事档案管理的社会基础发生了改变。我国的人事档案立基于计划经济时期的“单位社会”，单位垄断人们“从摇篮到坟墓”的一切资源，人们必须依赖单位而生存。在那个时代，可以想象一个没有档案的人在一个单位里是何其艰难。社会主义市场经济的建立改变了我国以单位作为基本单元的社会结构，逐步由“单位社会”过渡到“后单位制社会”。单位的社会职能逐步剥离，由“单位办社会”回归到“社会办单位”，人们可以在单位外寻求满足自身资源需求的空间与机制。同时，由于劳动用工制度的改革，单位与职工都获得了一种双向选择的权利，人们的择业模式从单一走向多元，自谋职业成了重要趋势，用人单位也越来越注重个人能力，而不是档案。另一方面，档案管理没有及时顺应时代变化进行变革，仍停留在计划经济时期的功能定位与管理模式，在功能定位上强调单位控制和身份依附，忽略信息、信用功能开发，在管理模式上采取封闭式静态管理，注重管理控制，忽视公共服务。这样，就导致了计划经济时代的管理模式与市场经济时代的社会环境之间的冲突，不可避免出现一些管理问题。

记者：近年来，社会上流传一种“档案无用论”，有人说人事档案是“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”，有人甚至主张取消档案，您怎样看待这些观点？

陈潭：随着市场经济的发展和人才的流动加快，尤其是用人观念上的转变，从某些方面来说档案的作用在现代社会中有不断弱化的趋势。根据我在湖南进行的问卷调查，有66%和68%的人认为档案在求职和职业发展中不重要或作用不大，仅有30%和25%的人认为重要。就此而言，人们的档案意识是在慢慢淡化。但这决不意味着档案无用。那种依据若干不完全的数据和事实就下“人事档案无用”或“取消人事档案”的结论，都是不符合人事档案的本质属性和现实逻辑的。

人事档案记载和反映着一个人的经历、能力和品德等信息，是组织、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。档案中还涉及到很多方面的问题，诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策，它在个人办理相关手续时，比如报考公务员、工资提升、职称评定以及退休、办理养老保险、办理出国手续等都是最原始的依据。根据目前有关规定，只有将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门或人才流动管理机构保存的人员，才能享受应有的待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。

事实上，即使在西方发达国家，人事档案也并非无用。与我国不同的是，公民个人在上学、就业时不需要有一迭纸质材料跟着“跑”。在美国和加拿大，个人档案网络化建设已非常完备。在任何一个学校、组织、机构学习或工作之后，个人基本信息都会保存到这份网络档案中。美国通过类似于身份证号码的“社会保险号码”来建构公民档案，这个小小的“号码”包含着个人的“信用记录”、“驾驶记录”、“司法记录”等方面内容。而且，这种档案具有明显的社会性，有关部门查阅起来非常方便，比如，司法部门就可以通过这个“社会保险号码”调查每个人的司法记录。公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅。

人事档案仍然是现代社会公共管理中不可缺少的一种信息载体和信任物品。我不主张取消人事档案制度，但当前的档案管理一定要进行改革。

记者：那么，您认为当前人事档案管理应该如何进行改革呢？

陈潭：总体来说，人事档案管理改革必须改变原来的政治控制和身份依附功能，突出信息记录、信用凭证功能，在充分发挥市场配置人才资源的基础性作用的前提下，更有效地为利用人才资源和人事人才工作服务，推进人事公共服务体系建设。具体来说，要走向契约化、电子化、社会化和信用化管理。

所谓“契约化”，就是单位组织与单位成员签订具有法律效力的劳动合同、聘用合同，以确保个人的获得报酬权利、磋商谈判权利、申请辞职权利、要求培训权利、司法救济权利等等，以及服从命令义务、保守秘密义务、限制兼职义务和其它相应的法律义务。

所谓“电子化”，就是建立人事档案信息数据库，由纸质型档案向电子化档案转变，对人事档案进行信息化、集约化、动态化管理。可以把档案中人员按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类，编制成不同的检索工具，把每个人的基础信息制成电子文件，加强技术处理（如每个人的档案设置一个个人密码），达到保密目的，通过全国联网使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便快捷，在全国范围内实现资源共享。人事档案的电子化可以实行IC卡形式，IC卡储存个人的基本数据，由个人持有，转换单位的时候立刻就可以输进计算机。用人单位要查询应聘人员的数据，只要通过网络便可了解到此人的相关记录。

所谓“社会化”，就是契约型的人事档案可以交给社会中介如人才市场去管理，完善人事代理制度。人才交流机构或社会中介机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事业务。

所谓“信用化”，就是把现行人事档案所具有的“政治档案”特点逐步转化为“信用档案”，建立主要包括个人基本履历、履约能力、履约诚信状况、社会责任意识、不良记录等方面信息的信用档案。作为中介的档案管理机构，应该加大联合征信力度，与公安、银行、工商、税务、民政、法院、企业及相关单位联合，收集相关信用记录，为相关部门提供资信证明材料。明确规定哪些材料要求入文件，哪些单位及个人需要提供材料，需要提供经济生活哪些方面的资信证明，等等。这样，既有利于关联机构和用人单位可凭特定的手续上网查询个人基本信息，又有利于整个社会信用体系的建设。大力扶植信用中介服务行业的发展，使信用管理机构或专业公司能够合法、真实、迅速、完整、连续、公开地获取用于制作企业或个人资信、信用的有关数据，允许合法地传播或经营经过处理的征信产品。

本报记者：刘祖华

(2008年9月19日《中国人事报》第七版 理论与探索 总第1299期)